講義、影片、表單與公告
依產品、服務、課程、專案、主題或內部用途整理文件與教材。
文件管理
Aivora 雲端文件與教材庫
把公告、表單、講義、教材與內部文件依角色管理，支援客戶、會員、學員、合作夥伴與內部人員各自取用。
適用對象
需要把文件、教材、公告、表單和內部作業資料集中管理的各類營運團隊
產品頁先回答適不適合，再說明它可以幫團隊整理哪些日常工作。
- 文件分類
- 角色權限
- 公告文件
- 下載管理
- 流程銜接
功能重點
文件教材庫 可以管理哪些工作
這些功能會依第一階段導入範圍開啟，先跑通最常使用的日常流程。
依對象開放檔案
客戶、會員、學員、合作夥伴與內部人員可看到不同資料夾或文件。
文件跟服務或專案走
把文件、教材、公告或提醒連到營運流程，降低到處找檔案。
行政表單與作業資料
除了對外文件，也能放內部流程文件、表單與規範。
控制可取用範圍
依角色和情境決定哪些人能取得哪些資料。
把既有雲端資料重新分類
導入時可先整理常用文件與教材，再逐步搬移歷史資料。
解決問題
文件教材庫 能幫團隊改善哪些狀況
產品頁不只列功能，也說明實際會整理哪些混亂、節省哪些確認時間。
文件、教材、表單版本分散
遇到的問題公告、教材、合約、表單和內部文件散在不同雲端資料夾或個人電腦，使用者常拿到舊版。
Aivora 整理方式雲端文件與教材庫依分類、角色與流程整理文件，讓客戶、會員、學員、合作夥伴與內部人員各自取用。
不同角色需要不同文件，權限不好控管
遇到的問題內部文件、公開資料、教材與客戶文件混在一起，容易多給或少給。
Aivora 整理方式依角色與流程設定可見範圍，讓文件分享更有秩序，也能搭配公告、課程或服務流程使用。
管理範圍
把資料、狀態與後續動作放在同一套流程
導入時會逐項確認哪些資料需要整理、哪些角色需要使用、哪些狀態需要追蹤。
| 管理面向 | 包含內容 | 管理價值 |
|---|---|---|
| 文件教材 | 講義、表單、影片連結、公告與作業資料 | 客戶、會員、學員或內部人員更容易取得正確資料 |
| 分類結構 | 產品、服務、課程、專案、主題、年份或內部用途 | 資料不再全部堆在同一個位置 |
| 權限分享 | 客戶、會員、學員、合作夥伴、行政與管理者 | 控制不同角色的可見範圍 |
| 流程銜接 | 服務、課程、活動、專案、公告、提醒與內部流程 | 文件管理不再和營運流程分離 |
日常流程
從資料建立到追蹤結果
每個 Aivora 產品都可以單獨導入，也能和名單、預約、活動、收款、分潤、文件或補習班管理流程串接。
設定資料與規則
依照 文件教材庫 的使用場景建立基本資料、狀態與權限。
收集與整理
把表單、名單、訂單、預約或應收資料集中到同一處。
追蹤進度
用狀態、備註與報表追蹤下一步，避免資料散落。
交給後續流程
與名單、收款、活動、文件或補教流程銜接，形成完整營運路徑。
角色分工
讓不同角色看到各自需要處理的資訊
導入時會依照組織實際分工調整權限、欄位與流程。
管理者
設定流程、檢視狀態與追蹤結果。
行政人員
處理資料建檔、狀態更新與日常聯繫。
現場人員
依權限查看需要執行的名單、預約、訂單或任務。
負責人
查看報表、轉換狀態與營運瓶頸。
先用一段真實流程規劃 Aivora 導入方式
建議從最急的一段流程開始；若是補教產業，再評估補習班管理系統。由專人盤點後再安排導入步驟。